Кандидати губляться між сайтами роботи: своя база замість орендованої

Кандидат, який приходив торік на іншу вакансію, знову відгукнувся. Рекрутер його не впізнав, бо орендована HR-система показує лише те, що всередині поточної заявки. За контакт заплатили майданчику ще раз. Це не помилка людини. Це наслідок того, що база кандидатів живе не у вас, а в чужому кабінеті на чужому тарифі.

Три місця, де найм втрачає тижні

• Відгуки в кількох кабінетах. work.ua, robota.ua, Telegram, пошта. Кожен відгук хтось переносить руками або не переносить.
• Забуті кандидати. Сильна людина, яка не пройшла торік, не існує для сьогоднішньої вакансії. Хоча вона вже знайома, перевірена й, можливо, готова.
• Замовник чекає звіту. Скільки кандидатів переглянуто, на якому вони етапі, чому відмовили. Рекрутер зводить це в таблицю щоразу наново.

Тест на тиждень: спробуйте за хвилину знайти будь-якого кандидата, з яким спілкувались рік тому, і побачити всю його історію. Якщо не вийшло, база вам не належить.

Чому ми збудували свою CRM

Ми самі працювали в орендованій HR-системі, де на нашому тарифі не було доступу до даних ззовні. Кандидат, який приходив раніше на іншу вакансію, фактично губився. Тож ми збудували власну CRM для рекрутингу: клієнт, вакансія, кандидат, канбан і шаблони воронок. Ключове рішення в структурі: людина й заявка різні записи. Тому історія кандидата зберігається назавжди й знаходиться за секунду, скільки б вакансій він не проходив.

Переїзд не означав втратити минуле. Ми перенесли 3 147 кандидатів разом з етапами, коментарями й тегами. Після переїзду одна людина могла мати дві-три картки, тож нові кандидати звіряються з базою за телефоном і поштою ще на вході, а ймовірні дублі зливає людина одним рішенням.

Відгуки, які приходять самі

Відгуки з work.ua і robota.ua кожні кілька хвилин самі потрапляють у CRM: картка кандидата, файл резюме, заявка на правильну вакансію. Кандидати, чиї контакти вже були оплачені, переносяться з кабінету майданчика разом із телефоном, поштою й фото, без повторної витрати квоти.

Найкорисніший дрібний модуль: ще до відкриття платного контакту система порівнює ім'я, вік, місто й місця роботи з базою і підказує, що ця людина вже відома. Для рекрутера це виглядає як розширення для Chrome прямо на сторінці резюме: видно, чи кандидат уже є в CRM, і він додається одним кліком.

Резюме більше не лежить суцільним текстом. Система розкладає його на поля: очікування по зарплаті, досвід, навички, місто. По них можна шукати й фільтрувати, а не перечитувати.

Однакова оцінка в усіх рекрутерів

Чи підходить кандидат, кожен рекрутер вирішував на око, і оцінки не збігались. Тепер модель порівнює резюме з критеріями вакансії й дає оцінку з поясненням прямо в картці. Це не остаточне рішення, а спільна точка відліку, з якою можна сперечатись.

Далі працюють сигнали. Для кожного етапу задана норма днів, і якщо кандидат її перевищив, відповідальний отримує нагадування в Telegram. Про новий відгук знає вся команда вакансії, а не одна людина, яка може бути у відпустці. Співбесіда з картки створює подію в Google Календарі, і якщо її перенести в телефоні, зміна за п'ять хвилин з'являється в CRM.

Замовник відповідає за хвилину

Добірку кандидатів раніше відправляли клієнту в месенджер, а відповідь потім шукали в переписці. Тепер клієнт відкриває шортліст за посиланням без реєстрації й по кожному кандидату відповідає «підходить», «ні» чи «подумаю». Відповідь лягає в картку, контактів кандидата замовник не бачить. Звіт по вакансії вивантажується одним натисканням у файл, який правильно відкривається в Excel.

Після працевлаштування видно, скільки днів гарантії лишилось і коли востаннє питали, як у людини справи. Сильні кандидати, які не пройшли, зберігаються на полицях кадрового резерву, а не забуваються.

Чи потрібна своя CRM саме вам

Якщо ви наймаєте кілька людей на рік, орендованої системи або навіть таблиці достатньо. Своя база потрібна, коли найм постійний, кандидати повертаються, а замовників або відділів кілька. Тоді кожен втрачений кандидат коштує повторної оплати контакту й тижня пошуку, а кожен звіт для замовника коштує вечора рекрутера. Ми пройшли цей шлях самі й тепер ставимо те саме компаніям, для яких найм не подія, а процес.