Сезонний найм: як закрити пік і не втратити людей після

Щороку та сама історія. За два тижні до піку ви розумієте, що людей не вистачає, і берете кого встигли. Половина не доходить до другого тижня, решта відпрацьовує сезон і зникає. Наступного року все спочатку: нові обличчя, нове навчання, ті самі помилки на касі та на пакуванні. Сезонний найм не обов'язково має так виглядати.

Порахуйте пік за три місяці до нього

Більшість сезонних авралів — це не проблема ринку праці, а проблема календаря. Ви знаєте, коли у вас пік. Кав'ярня біля школи знає про вересень, магазин — про грудень, тепличне господарство — про травень, склад — про розпродажі.

Сядьте з торішніми цифрами і випишіть три речі. Скільки людей потрібно понад постійний склад. З якого по яке число. На яких саме ділянках: не «в цех», а «двоє на фасування в другу зміну і один на приймання».

Далі відніміть від дати старту чотири-шість тижнів. Це момент, коли треба починати шукати. Не тоді, коли черга вже стоїть, а коли ви ще можете вибирати, а не брати першого, хто прийшов.

І окремо порахуйте, скільки коштує помилка. Для постійної позиції рахунок відомий: менеджер зі ставкою 20 000 гривень при невдалому наймі дає сумарний мінус 145 000–215 000 гривень. Сезонник коштує менше, але в пік його помилка б'є по клієнтах у найгірший момент року.

Домовтесь на березі й запишіть це

Найбільше конфліктів у сезоні виникає не через гроші, а через те, що люди зрозуміли домовленість по-різному. Людина думала, що сезон до кінця вересня, ви думали — до середини. Вона чула «десь дві тисячі за зміну», ви мали на увазі «дві тисячі, якщо зміна повна».

До виходу на роботу проговоріть і зафіксуйте письмово — хоч у повідомленні, хоч на аркуші:

• дата початку і орієнтовна дата завершення, з поміткою, що вона може зсунутись на тиждень-два;
• ставка за зміну чи за годину, коли виплата, чи є премія за повний відпрацьований сезон;
• графік: скільки змін на тиждень, у які години, як подавати заявку на вихідний;
• хто керівник цієї людини і в кого вона питає, коли щось незрозуміло;
• що буде після сезону: продовження, завершення, або «подивимось на результат».

Остання точка важливіша, ніж здається. Якщо ви чесно кажете «це робота на два місяці, постійного місця не обіцяю», людина планує своє життя і не почувається обманутою в останній день. Якщо ж у вас є шанс залишити одного-двох найкращих, скажіть це вголос: «двоє з вас можуть лишитись, рішення буде в кінці жовтня». Це працює краще за будь-яку премію.

Сезонник теж потребує адаптації, тільки короткої

Найпоширеніша помилка звучить так: «він же на два місяці, нема чого його вводити». Далі людину ставлять до столу зі словами «ось твій стіл і логін» — і чекають результату. Цифри тут не на вашу сторону. Компанії без онбордингу втрачають до 20 відсотків новачків у перші 45 днів, а понад 20 відсотків ідуть уже в перші два-чотири тижні через поганий старт. Для сезону це означає, що ви втрачаєте людину саме тоді, коли вона щойно навчилась.

Є ще прихована ціна. Без нормального введення до 30 відсотків робочого часу команди йде на повторні пояснення новачкові. Тобто ваші постійні працівники в найгарячіший місяць половину сил витрачають на «покажи ще раз, де це лежить».

Сезонний онбординг стискається до кількох речей. Перша зміна — поруч із наставником, не сам. Один аркуш із тим, що робиться найчастіше: де що лежить, як оформити повернення, кому дзвонити, коли зламалось. Коротка розмова наприкінці третього дня: що незрозуміло, що заважає. П'ять хвилин цієї розмови інколи рятують людину, яка вже подумки написала «не моє».

І призначте наставника явно. Не «команда підкаже», а конкретна людина, яка знає, що новачок закріплений за нею, і отримує за це доплату або хоча б розвантаження по іншим задачам.

Останній тиждень сезону вирішує, чи повернуться

Зазвичай сезон закінчується так: у п'ятницю людині кажуть, що завтра вже не треба, віддають гроші, і на цьому все. Людина йде з відчуттям, що її використали. Наступного року вона піде туди, де попрощались інакше.

Зробіть завершення таким же спланованим, як старт. Попередьте про дату закінчення мінімум за тиждень, а не за день. Розрахуйтесь у строк, без «зайди в понеділок». Проведіть коротку розмову з кожним — п'ятнадцять хвилин вистачить.

У цій розмові три питання. Що було найважче в цьому сезоні. Чого бракувало, щоб працювати легше. Чи готова людина вийти наступного року і в які місяці їй зручно.

Перші два питання дадуть вам список того, що треба полагодити до наступного піку, — і це буде точніший список, ніж будь-який ваш аналіз. Третє питання формує вашу базу на наступний сезон. Запишіть відповіді одразу, поки не забулись.

Скажіть спасибі конкретно, а не загально. Не «дякуємо всім за роботу», а «ти закрив усі зміни, жодного разу не підвів, це було помітно». Люди повертаються туди, де їхню роботу бачили.

Міжсезоння: як не починати з нуля

Між сезонами більшість роботодавців зникає, а потім дивується, чому торішні люди не беруть слухавку. За вісім місяців мовчання про вас забувають.

Заведіть просту таблицю: ім'я, телефон, ділянка, на якій працював, оцінка від керівника зміни, чи готовий повернутись, коментар. Без CRM і складних систем, звичайний файл. Оновлюйте його наприкінці кожного сезону.

Двічі-тричі за міжсезоння напишіть цим людям. Не з вакансією — просто нагадайте про себе: привітайте зі святом, повідомте, що в цеху з'явилось нове обладнання, спитайте, як справи. Одне коротке повідомлення раз на два-три місяці.

А за шість тижнів до старту напишіть їм першими, до будь-якого оголошення. Формулювання просте: «Сезон стартує з такого числа, ставка така, ти працював у нас торік, беремо тебе першим, якщо цікаво». Людина, яка вже знає ваш склад, виходить на повну потужність з першого дня. Це різниця між тижнем навчання і двома годинами.

Що з цим робити цього тижня

Не намагайтесь перебудувати все одразу. Візьміть найближчий пік і зробіть чотири речі.

Перше: випишіть на аркуш, скільки людей і на які ділянки вам треба, з датами. Друге: складіть текст домовленості на пів сторінки — ставка, графік, дати, наставник — і надсилайте його кожному до першої зміни. Третє: призначте наставників для сезонників і скажіть їм про це заздалегідь. Четверте: поставте собі в календар нагадування на останній тиждень сезону — «провести розмови і зібрати базу».

Чесно про межі: це не врятує вас від плинності зовсім. Частина сезонників іде в будь-якому разі — знайшли постійну роботу, поїхали, змінили плани. Але повертається зазвичай той, з ким нормально попрощались. І якщо з десяти людей наступного року прийдуть четверо своїх, ваш пік виглядатиме зовсім інакше.

Ще один сигнал, на який варто дивитись. Якщо в сезон ви самі витрачаєте на пошук, графіки й розбори конфліктів більше трьох годин на тиждень, а загалом HR з'їдає у вас під двадцять годин на місяць — це вже не сезонна метушня, а системна дірка. Її лікують не наступним набором, а плануванням до нього.