Свій рекрутер у штаті: повна вартість і точка окупності

Вакансії висять, резюме переглядаєте ви самі між зустрічами, а співбесіди ставите на вечір, бо вдень немає коли. У якийсь момент приходить думка: візьму свого рекрутера, і це питання закриється назавжди. Думка здорова, але рішення залежить не від втоми, а від арифметики: скільки у вас вакансій на рік і скільше реально коштує людина в штаті. Порахувати це можна за один вечір на аркуші паперу.

Зарплата — це приблизно половина вартості

Коли власник каже «зарплата рекрутера», він зазвичай має на увазі ставку, яку бачив у вакансіях конкурентів. Ставка — це перший рядок кошторису, далі йде ще десяток.

• Податки і внески на цю ставку — рахуйте їх окремим рядком, а не «десь там у бухгалтерії».
• Доступ до бази резюме на сайтах роботи і платне розміщення вакансій. Без цього рекрутер сидить і чекає відгуків.
• Платна реклама вакансій у соцмережах, якщо шукаєте робітничі професії або лінійний персонал.
• Робоче місце, ноутбук, телефонія, корпоративний номер.
• Відпустка, лікарняні, святкові дні. У місяць, коли рекрутер у відпустці, пошук стоїть, а гроші йдуть.
• Навчання і підписки, якщо хочете, щоб людина росла, а не повторювала те саме другий рік.
• Ваш час на керування ним. Рекрутер без профілів вакансій, без зворотного зв'язку по кандидатах і без доступу до керівників відділів не працює.

Додайте ще два рядки, про які згадують найрідше. Перший — адаптація: перший місяць новий рекрутер здебільшого розбирається у вашому бізнесі, а не закриває вакансії. Другий — ризик: рекрутер теж може піти, і тоді ви шукаєте людину, яка шукає людей.

Складіть усе за рік. Отримаєте суму, яка зазвичай виходить відчутно більшою, ніж дванадцять ставок. Саме з нею, а не зі ставкою, треба порівнювати вартість підбору ззовні.

Скільки у вас насправді вакансій

Другий бік рівняння — завантаження. Відкрийте календар або чат з бухгалтером і порахуйте за останні дванадцять місяців: скільько людей ви наймали, скільки звільнилось, скілько позицій закрили власними силами, а скільки так і не закрили.

Різниця між бізнесами тут колосальна. Офіс на двадцять людей зі стабільною командою наймає двох-трьох людей на рік. Виробництво зі змінами або роздріб із кількома точками можуть мати п'ять-вісім відкритих вакансій одночасно весь рік. Це різні рішення, хоча компанії за кількістю людей схожі.

Окремо подивіться на плинність у перший місяць. Якщо з новачків у перші тижні йде 15–30 відсотків і більше, у вас не проблема підбору, а проблема старту. Штатний рекрутер у такій ситуації буде наймати тих самих людей по колу, а гроші на нього спишуться як на найм. Компанії без онбордингу втрачають до двадцяти відсотків нових співробітників у перші 45 днів — це та частина витрат, яку рекрутер не рятує.

Ще один маркер — ваш особистий час. Власник у середньому витрачає до двадцяти годин на місяць на питання з персоналом. Якщо у вас більше трьох годин на тиждень іде на найм, адаптацію й розбори конфліктів, питання не в тому, брати рекрутера чи ні, а в тому, кому саме віддати цю роботу.

Що насправді входить у вартість підбору ззовні

Зовнішній підбір оплачується або відсотком від річного чи місячного доходу кандидата, або фіксованою сумою за позицію. Цифри у ринку різні, і краще брати їх із конкретної пропозиції, ніж із чужих розмов.

Важливіше інше — що ви порівнюєте. Чесне порівняння виглядає так:

• Чи входить у ціну реклама вакансії і доступ до баз, чи це окремий рахунок.
• Чи є гарантійний період і що він означає: заміна безкоштовно, часткове повернення чи нічого.
• Скільки кандидатів ви отримуєте на позицію і в якому вигляді — список резюме чи відібрані люди з коментарями.
• Скільько часу витрачаєте ви самі. Співбесіди фінального етапу, рішення і оффер усе одно за вами — від цього не звільняє ні штатний рекрутер, ні зовнішній.

Чесна межа: зовнішній підбір не покриває все, що робить людина в штаті. Він не веде документи, не проводить вводний день, не слухає, чому новачок на третьому тижні став сумний. Якщо вам потрібно саме це, порівняння з ціною за вакансію некоректне — ви порівнюєте різні послуги.

Арифметика точки окупності

Порахуйте в три кроки, на одному аркуші.

Крок перший: повна річна вартість рекрутера в штаті з усіма рядками з першого розділу. Нехай це буде сума А.

Крок другий: ваша середня ціна закриття однієї вакансії ззовні — з конкретної пропозиції, з урахуванням рекламного бюджету. Нехай це Б.

Крок третій: поділіть А на Б. Отримаєте кількість вакансій на рік, з якої штат дешевший. Порівняйте це число з тим, що ви порахували за минулі дванадцять місяців.

Якщо ваша реальна потреба менша за розрахункову — штатний рекрутер не окупиться на підборі. Він може окупитись на чомусь іншому, але тоді це рішення не про найм, а про те, що вам потрібен HR ширшого профілю.

У цій арифметиці є один нечесний крок, якого варто уникати: не беріть «план на наступний рік», якщо він існує тільки у вашій голові. Беріть факт за минулий рік і скоригуйте на те, що вже вирішено — новий цех, друга точка, відкритий напрямок.

Чого не видно в таблиці

Порівняння двох сум ігнорує найдорожче — ціну порожнього місця і ціну помилки.

Порожнє місце в продажах, на кухні чи на виробничій лінії коштує щодня. Поки позиція відкрита, її задачі або не робляться, або лягають на команду, і тоді ви платите двічі: втраченим результатом і втомою тих, хто тягне.

Помилка в найму коштує ще більше. Наш простий розрахунок для менеджера зі ставкою 20 000 гривень дає сумарний мінус 145–215 тисяч гривень: зарплата за час роботи, 15 тисяч на найм і адаптацію, 100–150 тисяч втраченого прибутку і 10–30 тисяч репутаційних втрат. Дослідження CareerBuilder і Northwestern University оцінюють неправильний найм у 15–17 тисяч доларів, або до тридцяти відсотків річної зарплати працівника.

Звідси просте правило: питання не «штат чи ззовні», а «хто з них менше разів помиляється на моїх позиціях». Якщо у вас складні або рідкі ролі, людина в штаті може роками не набрати досвіду в їхньому пошуку. Якщо у вас потік однотипних вакансій, свій рекрутер знає вашу кухню краще за будь-кого зовні — і помиляється рідше.

Що зробити цього тижня

Не треба одразу вибирати крайній варіант. Між «свій рекрутер на повну ставку» і «все ззовні» є робочі середини, які закривають більшість ситуацій малого бізнесу.

• Рекрутер на часткове завантаження або на проєкт — на сезонний пік, відкриття точки, набір зміни.
• Свій адміністратор найму для простих позицій плюс зовнішній пошук на керівників і вузьких спеціалістів.
• Зовнішній підбір плюс власна система адаптації. Часто саме другий рядок дає більше, ніж перший.

Конкретні дії на найближчі дні. Виписати факт за дванадцять місяців: скільки вакансій, скільько з них закрито, скільки людей пішло в перший місяць. Порахувати суму А за всіма рядками, включно з рекламою і вашим часом. Взяти одну пропозицію на підбір і зрозуміти, що саме в неї входить. Поділити А на Б і подивитись на число спокійно.

І останнє. Якщо з аркуша видно, що найму мало, а пожеж у команді багато, то потрібен не рекрутер. Потрібен той, хто налагодить адаптацію, зворотний зв'язок і документи. Це інша роль, інша зарплата і зовсім інша окупність.