Скільки етапів співбесіди потрібно насправді

Кандидат пройшов тест, поговорив із рекрутером, зустрівся з керівником відділу, потім із вами, потім його попросили «просто познайомитись із командою». На четвертому етапі він перестав відповідати. Ви думаєте, що він був несерйозний. Насправді він просто вийшов на роботу в іншому місці, де рішення ухвалили за тиждень.

Звідки беруться п'ять етапів

Ніхто не проєктував цей процес. Він наріс сам, шар за шаром, після кожного невдалого найму. Взяли людину після однієї розмови — вона не потягнула. Додали тестове. Наступна пройшла тестове, але не спрацювалася з керівником — додали зустріч із керівником. Потім був хтось, кого команда відразу не сприйняла, — додали знайомство з командою.

Кожен новий етап додавали з логічної причини. Проблема в тому, що жоден не прибирали. Через два роки процес виглядає як страховка від усіх минулих помилок одночасно, і триває три тижні.

Друга причина — ніхто не відповідає за рішення сам. Якщо власник, керівник і рекрутер по черзі дивляться кандидата, але остаточне «так» не належить нікому конкретно, етапи множаться. Це спроба розмити відповідальність, а не перевірити людину.

Зайві етапи відсіюють не тих

Найм — це не сито з дрібними дірками, через яке проходять тільки найкращі. Довгий процес фільтрує за одним параметром: скільки вільного часу і терпіння має кандидат.

Той, хто зараз без роботи й шукає хоч щось, пройде хоч сім етапів. Йому нікуди поспішати. А людина, яка зараз працює і яку ви якраз і хочете переманити, не може брати п'ять відгулів. Вона візьме один, максимум два. На третьому запрошенні вона ввічливо напише, що передумала.

Виходить зворотний відбір. Чим складніший процес, тим вища частка тих, у кого немає альтернатив. Ви думаєте, що підвищуєте планку, а насправді звужуєте вибірку до людей у пошуку.

Є ще ефект, який важче помітити. Кандидат по ходу процесу теж приймає рішення про вас. Довгий, неузгоджений найм із повторюваними питаннями читається однозначно: тут ніхто ні за що не відповідає, рішення ухвалюють місяцями. Сильна людина робить із цього висновки про майбутню роботу.

Що саме вам треба дізнатися

Перш ніж рахувати етапи, випишіть, які рішення ви маєте ухвалити. Їх зазвичай чотири, не більше.

• Чи людина робила саме ті задачі, які на неї чекають, і як саме робила.
• Чи збігаються умови: гроші, графік, місце, дата виходу.
• Чи вона адекватна в роботі — як реагує на зауваження, як говорить про минулого керівника, чи чує запитання.
• Чи спрацюється з конкретним керівником, з яким сидітиме поруч щодня.

Усе. Решта — приємне, але не вирішальне. Якщо ви не можете сформулювати, яке рішення ухвалюється на етапі, цей етап існує за інерцією.

Перевірте свій процес просто: візьміть останню закриту вакансію і напишіть навпроти кожної зустрічі, що нового про кандидата ви з неї дізналися. Часто виявляється, що друга й третя розмова повторювали ту саму інформацію різними словами.

Два етапи, які закривають усе

Для лінійної позиції — продавець, оператор, бухгалтер, комірник, менеджер — вистачає двох зустрічей. Плюс короткий дзвінок до них.

Дзвінок на п'ять-сім хвилин. Не етап, а фільтр. Ви перевіряєте базове: чи людина ще шукає роботу, чи влаштовує вилка, графік і район, коли готова вийти. Це знімає половину відмов, які інакше з'ясувалися б на годинній зустрічі. Робіть його в день відгуку.

Перша зустріч — про досвід і задачі. Сорок-п'ятдесят хвилин, веде той, хто найкраще розуміє роботу: керівник відділу або ви. Одні й ті самі питання всім кандидатам, три-п'ять штук, усі про конкретні ситуації з їхньої практики. Не «як ви працюєте з запереченнями», а «згадайте останнього клієнта, який відмовився, — що ви робили». Тут же коротке практичне завдання, якщо воно займає до півгодини й робиться на місці.

Друга зустріч — про домовленості. Коротша, до півгодини. Ви показуєте робоче місце, знайомите з двома-трьома людьми, з якими людина працюватиме, проговорюєте умови й перші три місяці. Тут же можна закрити питання адекватності: як людина поводиться в неформальній ситуації, що питає сама.

Між цими двома зустрічами — перевірка рекомендацій. Вона не забирає часу кандидата і дає більше, ніж ще одна розмова з ним.

Коли етапів справді потрібно три

Не в кожному випадку два — це чесно. Три етапи виправдані, якщо ви наймаєте керівника, людину з доступом до грошей або ключового спеціаліста, якого потім важко замінити.

Для керівника додається розмова про управління: як він будував роботу команди, кого звільняв і чому, як розподіляв задачі. Це окрема тема, і змішувати її з розмовою про фаховий досвід в одну годину зазвичай не виходить.

Ціна помилки тут вища. Дослідження CareerBuilder і Northwestern University оцінюють невдалий найм у 15–17 тисяч доларів або до 30 відсотків річної зарплати людини. Для менеджера зі ставкою 20 тисяч гривень у наших розрахунках виходить сумарний мінус 145–215 тисяч: зарплата за час роботи, витрати на пошук і адаптацію, втрачений прибуток і зіпсовані стосунки з частиною клієнтів. Одна додаткова зустріч на такому тлі дешева.

Але навіть тут три — це стеля, а не початок торгу. Четвертий етап майже завжди означає, що хтось не готовий ухвалити рішення і тягне час.

Як скоротити, не наймаючи наосліп

Скорочення етапів працює тільки разом із підготовкою. Якщо ви просто приберете дві зустрічі й нічого не зміните всередині, отримаєте той самий вуду-рекрутинг, тільки швидший.

Що треба зробити до першого дзвінка кандидату. Домовитися з керівником відділу, кого саме шукаєте й що людина має зробити за перші три місяці. Записати питання, однакові для всіх. Вирішити, скільки ви готові платити і хто має право сказати «беремо» без узгоджень. Якщо бюджет не затверджений до старту пошуку, жодне скорочення етапів не допоможе — ви все одно втратите тиждень на погодження після фіналу.

І ще одне, про що легко забути. Зустріч без підготовки завжди довша і гірша за підготовлену. Дві розмови, до яких людина сіла з профілем посади й списком питань, дають більше, ніж чотири розмови «поговоримо й відчуємо».

Чесно про межі: два етапи не рятують від помилки. Ви все одно час від часу братимете людину, яка не підійде, — на співбесіді видно не все, і токсичне золото з сильними навичками та складним характером часто проходить будь-який відбір. Реальна перевірка починається на випробувальному терміні. Завдання співбесіди скромніше: не пропустити явно невідповідних і не втратити тих, хто підходить. Із п'ятьма етапами ви частіше провалюєте саме друге.